FAQ – MYDATA Office Add-Ins

Produktübersicht & Hauptnutzen

Was bieten die MYDATA Office Add-Ins und welchen Zweck erfüllen sie?

Die MYDATA Office Add-Ins unterstützen Unternehmen gezielt bei der Vermeidung von Datenverlusten (Data Loss Prevention).
Risiken entstehen im Arbeitsalltag häufig durch menschliche Unachtsamkeit oder fehlendes Bewusstsein für die Vertraulichkeitsstufe von Dokumenten.
Die Add-Ins ermöglichen die einfache Klassifizierung von Dokumenten sowie die automatisierte Kontrolle von Datenflüssen bei der Weitergabe.
Das Produkt basiert auf Technologien des Fraunhofer IESE (MY DATA Control Technologies).

Welche konkreten Funktionen bieten die Add-Ins in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

Dokumenten-Klassifizierung: Einstufung von Dateien in die Vertraulichkeitsstufen Restricted, Public, Confidential und Strictly Confidential.
Platzierung: Automatische oder frei wählbare Positionierung des Klassifizierungsvermerks im Dokument.
Anhang-Schutz in Outlook: Warnung und Überwachung beim Mail-Versand, sodass interne Dokumente nur nach expliziter Bestätigung an externe Empfänger gesendet werden können.
E-Mail-Sicherheit: Kennzeichnung vertraulicher E-Mails sowie integrierte Ver- und Entschlüsselung in Outlook.
Sicherheits-Meldung: Direktes Melden von verdächtigen E-Mails an den Informationssicherheitsbeauftragten.
Datenschutz bei Terminen: Wahrung der DSGVO-Compliance bei Besprechungs- und Termineinladungen.

Wie unterstützen die MYDATA Office Add-Ins bei der Einhaltung des Geschäftsgeheimnisschutzgesetzes?

Das GeschGehG (§ 2 Nr. 1) fordert vom Inhaber den Nachweis „angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen“, um den rechtlichen Schutz von Geschäftsgeheimnissen zu gewährleisten.
Die Add-Ins unterstützen die Umsetzung dieser Schutzmaßnahmen durch die Pflicht zur Klassifizierung, die sichtbare Platzierung im Dokument sowie die Erfassung in den Metadaten.

Wie funktioniert die E-Mail-Verschlüsselung in Outlook, wenn kein S/MIME-Zertifikat vorhanden ist?

Neben S/MIME-basierter Verschlüsselung schlägt das Outlook-Add-In bei fehlendem Zertifikat automatisch den Versand als passwortgeschütztes ZIP-Archiv vor.
Die Verschlüsselung von Nachricht und Anhang erfolgt dabei unkompliziert auf Knopfdruck.

Welche zusätzlichen Produktivitätsfunktionen bieten die Add-Ins im Mail- und Kalenderalltag?

Terminblocker: Automatische Erstellung von An- und Abreiseblockern vor und nach Terminen per Knopfdruck.
Notizfunktion: Erfassen und Speichern von Gesprächsnotizen im Verlauf von E-Mails, Terminen und Aufgaben.
Ordner-Sprung: Direktes Wechseln aus den Suchergebnissen in den Ursprungsordner einer gesuchten E-Mail.
Archivierung: Entfernen der S/MIME-Verschlüsselung für Archivkopien unter Beibehaltung der Original-E-Mail.

Wie wird sichergestellt, dass auch bestehende oder exportierte Dokumente erfasst werden?

Beim Speichern oder Drucken prüft das Add-In automatisch den Klassifizierungsstatus und fordert bei Bedarf zur Einstufung per Klick oder Shortcut auf.
Auch bestehende Alt-Dokumente werden bei der nächsten Bearbeitung automatisch nachklassifiziert.
Die Schutzklasse wird zusätzlich in den Datei- und E-Mail-Metadaten verankert, sodass nachgelagerte Systeme wie Mailgateways diese auslesen können.

Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Installation der Add-Ins?

Betriebssystem: Microsoft Windows 10 oder Windows 11 (mit .NET-Framework 4.7.2 oder neuer).
Office-Version: Microsoft Office 2016 und neuere Versionen.
Lieferumfang: Paket der Version 1.1.123.23 für Word, Excel, PowerPoint und Outlook inkl. Lizenzbedingungen und Produktbeschreibung.

Für wen ist das Angebot bestimmt und welche Standards werden unterstützt?

Zielgruppe: Das Angebot richtet sich exklusiv an gewerbliche Kunden im B2B-Bereich (Professional B2B).
Lizenzmodelle: Verfügbar als Testversion sowie als Einzelplatzlizenz (12 Monate Laufzeit).
Compliance & Standards: Unterstützt Anforderungen des Geschäftsgeheimnisgesetzes sowie Sicherheitsstandards wie ISO 27001.